Durante il mese di agosto, non è prevista alcuna sospensione feriale per la mediazione. Lo prevede l’art. 6, comma 2, del D.lgs. 28/2010, come modificato dal cosiddetto Correttivo Cartabia. Il termine di durata della procedura, infatti, continua a scorrere regolarmente anche nel mese estivo, senza pause. A partire da gennaio 2025, la durata ordinaria della mediazione è stata elevata a sei mesi. Questo termine può essere prorogato per ulteriori periodi, ciascuno dei quali non superiori a tre mesi. Tuttavia, nelle mediazioni delegate, la proroga può avvenire una sola volta e per non più di tre mesi, per un totale complessivo di nove mesi. È fondamentale sottolineare che la proroga è possibile solo se risulta da un accordo scritto tra le parti. Questo accordo può essere formalizzato nel verbale dell’incontro di mediazione oppure tramite un accordo scritto a latere, che venga però espressamente richiamato nel verbale del successivo incontro. Questo meccanismo mira a garantire che la mediazione si mantenga una procedura di breve durata, in coerenza con la ratio legis.

Le tempistiche

Secondo quanto stabilito dall’art. 8, comma 1, del D.lgs. 28/2010, l’Organismo di mediazione deve fissare il primo incontro tra le parti entro un massimo di 40 giorni dal deposito della domanda, con un intervallo minimo di 20 giorni. Il testo chiarisce che “Il responsabile dell’organismo […] fissa il primo incontro tra le parti, che deve tenersi non prima di venti e non oltre quaranta giorni dal deposito della domanda, salvo diversa concorde indicazione delle parti”. Questo significa che, depositando una domanda di mediazione a luglio, il primo incontro potrebbe essere fissato in pieno mese di agosto, a meno che non intervenga una diversa e concordata indicazione delle parti o che l’organismo sia chiuso durante le settimane centrali del mese.

Il rischio di ritrovarsi in pieno agosto a gestire un incontro di mediazione è concreto. E i rinvii non sono automatici né facili da ottenere. Infatti, il rinvio del primo incontro può essere disposto solo su richiesta congiunta delle parti. In altri termini, sia l’istante che il chiamato devono aver aderito alla procedura e devono formulare congiuntamente la richiesta di rinvio all’Organismo. Non è quindi ammesso alcun rinvio ad libitum su richiesta unilaterale della parte istante. Fanno eccezione i casi in cui siano documentati gravi motivi oggettivi di impedimento, che verranno valutati caso per caso. Salvo situazioni di prescrizione o decadenza imminenti, per le quali l’istante deve non solo depositare la domanda di mediazione presso l’organismo ma anche notificarla alla parte chiamata, come previsto dal novellato art. 8, comma 2, del D.lgs. 28/2010, è preferibile attendere la fine di agosto o i primi giorni di settembre per avviare una mediazione. Il procedimento ha tempi stringenti e cadenzati e dovrebbe concludersi entro sei mesi, come previsto dalla normativa aggiornata.

L’importanza del primo incontro

Dal giugno 2023, il primo incontro di mediazione non è più un semplice filtro informativo, ma un vero e proprio momento obbligatorio e operativo. Le parti e i loro avvocati sono tenuti a partecipare attivamente, con un’impostazione collaborativa e di buona fede. La durata prevista per l’incontro è generalmente di circa due ore, ma in alcune situazioni può occupare l’intera giornata, se gli spazi dell’organismo lo consentono. I rinvii tecnici sono consentiti solo in presenza di esigenze specifiche: ad esempio, l’acquisizione di documentazione, gli approfondimenti con esperti o consulenti, oppure la definizione con il notaio della data per eventuale atto in forma autentica. In mancanza di tali esigenze, il primo incontro di mediazione dovrebbe concludersi con la conciliazione tra le parti, secondo la logica di efficienza del procedimento. Questo rientra pienamente nello spirito delle forme di giustizia complementare, viste oggi come strumenti privilegiati per costruire una giustizia sostenibile.